Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление.

Выявили недостачу материалов? Спишем!

Недостачи, излишки материалов. Типовые проводки

В настоящей статье мы рассмотрим типовые проводки, отражающие недостачи и излишки материалов, выявленные в результате инвентаризации, в бухгалтерском учете организации.

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
Отражаем результаты инвентаризации материалов
10 91.1 Выявлены излишки материалов Сумма излишков Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3Сличительная ведомость по форме ИНВ-19Бухгалтерская справка-расчет
94 10 Выявлена недостача материалов Сумма недостачи Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3Сличительная ведомость по форме ИНВ-19Бухгалтерская справка-расчет
Отражаем списание недостачи материалов в пределах норм
96 94 При наличии в организации резерва на списание нормируемых потерь Сумма недостачи в пределах нормы Бухгалтерская справка-расчет
20 94 При отсутствии в организации резерва на списание нормируемых потерь Сумма недостачи материалов в пределах нормы Бухгалтерская справка-расчет
Отражаем списание недостачи материалов сверх суммы нормируемых потерь за счет виновного лица
73.2 94 Списание недостачи материалов за счет виновного лица в пределах балансовой стоимости недостающего имущества Сумма недостачи сверх нормы в пределах балансовой стоимости недостающих материалов Бухгалтерская справка-расчет
73.2 91.1 Если сумма взыскания с виновных лиц, больше балансовой стоимости недостающих материалов Разница между балансовой стоимостью недостающих материалов и суммой взыскания Бухгалтерская справка-расчет
Отражаем списание недостачи материалов в случае, когда виновные лица не установлены
91.2 94 Списание недостачи материалов на финансовый результат Сумма недостачи Бухгалтерская справка-расчет

Список счетов, участвующих в бухгалтерских проводках:

  • 10 — Материалы
  • 20 — Основное производство
  • 73 — Расчеты с персоналом по прочим операциям
  • 73.2 — Расчеты по возмещению материального ущерба
  • 91 — Прочие доходы и расходы
  • 91.1 — Прочие доходы
  • 91.2 — Прочие расходы
  • 94 — Недостачи и потери от порчи ценностей
  • 96 — Резервы предстоящих расходов
Счет 94 «Недостачи и потери Счет 10 от порчи ценностей» «Материалы» 1 Счет 41 «Товары» 2 Выявлена недостача материалов 1 Выявлена.

Учет и списание недостачи и порчи ценностей

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание. 

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

  1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
  2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
  3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
  4. Выявить причины излишков или недостачи.
  5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

  1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
  2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

  1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
  2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

  1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
  2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
  3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

  • размер недостачи в денежном выражении;
  • естественная убыль, допустимая для компании;
  • рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

  • акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
  • опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
  • сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

  • списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
  • недостача имеет четкое количественное выражение;
  • списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

 

Порядок действий Что в себя включает
Издание приказа Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное)
Списание Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета
Покрытие расходов Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму
Сопоставление данных Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание.
Восстановление НДС НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету.

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

  1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
  2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Списание Проводки
Д К
По ТМЦ 94 10
По основным средствам 94 01
По готовой продукции 94 41 (43)
По естественной убыли 20 (25,44) 94
За счет виновных лиц 73 94
На прочие расходы 91.2 94

 

Взыскание недостачи с виновных лиц

Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:

  1. Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
  2. Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.

В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:

  • возврат недостачи в случае увольнения виновного сотрудника, так как из зарплаты удержать денежные средства будет невозможно;
  • работник отказывается от возмещения убытка, не согласен с суммой взыскания или с самим фактом взыскания;
  • работник согласно своим трудовым обязанностям не может выступать в качестве материально-ответственного лица.
Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению.

Типовые бухгалтерские проводки при недостаче материалов

Задача 5

Организацией в результате проведения инвентаризации выявлена недостача объекта основных средств. Первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств – 74 000 руб., амортизация к моменту инвентаризации – 61 000 руб. Виновник недостачи – материально ответственное лицо. Рыночная стоимость недостающего объекта основных средств -17 000 руб.

Виновное лицо возмещает недостачу путем внесения наличных денег в кассу организации.

Составить бухгалтерские проводки и рассчитать материальный ущерб.

Задача 6

При проведении инвентаризации выявлена недостача материалов. Фактическая себестоимость недостающих материалов – 100 000 руб., в том числе в пределах норм естественной убыли 40 000 руб. Виновник недостачи на основании приказа руководителя организации возмещает рыночную стоимость недостающих материалов в сумме 70 000 руб.

Составить бухгалтерские проводки и рассчитать материальный ущерб.

Задача 7

При проведении инвентаризации выявлена недостача материалов. Фактическая себестоимость недостающих материалов — 40 000 руб., в том числе в пределах норм естественной убыли 33 000 руб. Виновник недостачи на основании приказа руководителя организации возмещает рыночную стоимость недостающих материалов в сумме 9 000 руб.

Составить бухгалтерские проводки и рассчитать материальный ущерб.

Задача 8

На складе без искусственного охлаждения по данным бухгалтерского учета числилось 1200 т картофеля по цене 14 руб. за 1 кг. При инвентаризации было выявлено 1050 т картофеля. Норма естественной убыли 1,3 %. Рассчитать сумму естественной убыли, оставшийся недостаток отнести на виновное лицо. Составить бухгалтерские проводки.

Задача 9

На складе без искусственного охлаждения по данным бухгалтерского учета числилось 850 кг груш по цене 32 руб. за 1 кг. При инвентаризации было выявлено 826 кг груш. Норма естественной убыли 2 %. Рассчитать сумму естественной убыли, оставшийся недостаток отнести на виновное лицо. Составить бухгалтерские проводки.

Задача 10

На складе без искусственного охлаждения по данным бухгалтерского учета числилось 2400 т капусты по цене 12 руб. за 1 кг. При инвентаризации было выявлено 2264 т капусты. Норма естественной убыли 4 %. Рассчитать сумму естественной убыли, оставшийся недостаток отнести на виновное лицо. Составить бухгалтерские проводки.

Задача 11

На складе с искусственным охлаждением по данным бухгалтерского учета числилось 725 т лука репчатого по цене 8 руб. за 1 кг. При инвентаризации было выявлено 706 т лука репчатого. Норма естественной убыли 0,8 %. Рассчитать сумму естественной убыли, оставшийся недостаток отнести на виновное лицо. Составить бухгалтерские проводки.

Задача 12

На складе с искусственным охлаждением по данным бухгалтерского учета числилось 1450 кг винограда по цене 65 руб. за 1 кг. При инвентаризации было выявлено 1320 кг винограда. Норма естественной убыли 0,7 %. Рассчитать сумму естественной убыли, оставшийся недостаток отнести на виновное лицо. Составить бухгалтерские проводки.

Инвентаризационная опись № ____ продукции, материалов, товаров, малоценных и быстроизнашивающихся предметов на _____________________ г.

п/п

Наименование продукции, материалов и товаров

Ед. изм.

Фактическое наличие на ________________

Остаток по данным учета на _______________

Недостачи

Излишки

К-во

Сумма

Цена

К-во

Сумма

К-во

Сумма

К-во

Сумма

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии 8

Списание материалов, недостача которых выявлена по результатам инвентаризации, взыскание средств с материально ответственного лица.