20134610 — отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при недостачи виновным лицом делаются бухгалтерские проводки: д-т сч.

Содержание

Недостачи в кассе проводки

Содержание

Ответственность материально ответственного лица за недостачу

Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.

Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).

Списание недостачи на виновное лицо – проводки

Пример 1

Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:

  • Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
  • Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
  • Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
  • Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.

Пример 2

Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:

  • Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
  • Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).

Пример 3

Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:

  • Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
  • Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
  • Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.

Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.

Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. В нем надлежит указать:

  • материально ответственное лицо;
  • состав комиссии;
  • сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
  • результаты инвентаризации;
  • объяснение причин недостачи;
  • решение руководителя организации.

У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

Как документально оформить недостачу в кассе?

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, разобраться.

Выписка из журнала хоз. операций
08.01.2013
В результате ревизии кассы выявлена недостача, виновное лицо кассир 450 р.
Недостача внесена кассиром в размере 450 р.

При инвентаризации кассы оформляется ИНВ-15, можно этот документ указывать в кассовой книге?

Здравствуйте. Минфин дает ответ на данный вопрос:

Как отразить недостачу денег в кассовой книге

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Запись о недостаче денег отразите в графе 5 «Расход» кассовой книги на основании акта инвентаризации.

Порядок отражения недостачи денег в кассовой книге в нормативных документах не рассмотрен.

Если на недостачу оформить расходный кассовый ордер, то окажется, что материально ответственный сотрудник (кассир) получил деньги с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Но это не так.

Поэтому на основании акта инвентаризации в кассовой книге укажите:

номер акта инвентаризации и его дату – в графе 1;

«Недостача» – в графе 2;

счет 94 – в графе 3;

сумму недостачи – в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе.

Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, оформите это приходным кассовым ордером и сделайте запись в кассовую книгу о поступлении денег.

Такой вывод можно сделать из положений абзаца 3 пункта 4.6 и пунктов 5, 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Инструкции к плану счетов (счет 94).

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
  • Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

    В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

    Что делать при недостаче ТМЦ, выявленной при инвентаризации?

    В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

    Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

    • смена материально-ответственного лица;
    • стихийное бедствие, ЧС;
    • смена собственника предприятия;
    • вероятность хищения имущества фирмы.

    Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо предпринять ряд действий. Первое, что нужно сделать — потребовать объяснений от кассира.

    Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

    В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

    Что делать при обнаружении недостачи в магазине?

    Возможные причины отсутствия наличности

    Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.

    Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.

    Основные причины появления недостачи денег в кассе:

    • кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
    • обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
    • пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
    • производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.

    Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.

    Обязан ли кассир возмещать деньги?

    Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

    В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

    Должность кассира включена в указанный перечень.

    Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.

    Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

    Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:

    • катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
    • воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.

    Способы возмещения

    Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.

    Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.

    В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.

    Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.

    Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет удержана из заработной платы сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.

    При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

    Как списать выявленную нехватку денег?

    Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

    • Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
    • Сличительная ведомость.
    • Ведомость учета результата инвентаризации
    • Объяснительная записка кассира.
    • Приказ руководителя о назначении взыскания.
    • Решение судебного органа (при наличии).
    • Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

    Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

    Документальное оформление

    Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

    По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется акт, оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

    Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

    Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.

    В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.

    Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

    Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

    После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.

    По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.

    В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.

    С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

    В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.

    Проводка излишков

    В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

    Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

    Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:

    1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
    2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку. При этом учитываются такие информационные документы:
    • объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
    • накладные от поставщиков;
    • справки статистических структур и т. п.

    Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

    Как написать объяснительную

    В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

    Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

    Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

    Объяснительная содержит в себе два раздела:

    1. В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
    2. В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

    При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

    В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • ФИО руководителя и его должность;
    • название документа — «Объяснительная» (без точки в конце);
    • должность работника и его ФИО;
    • дата создания документа и подпись сотрудника.

    Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

    После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер. Копию нужно оставить себе — это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

    Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

    Штраф за излишек в кассе

    При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.

    Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.

    Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).

    При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.

    Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.

    Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач: видео

    Полезные публикации

    • Тест для бухгалтера кассира

      Оценочный тест для бухгалтераНаписать эксперту! Наталья Пырикова 12 ноября 2014 Эксперт по точечному и массовому…

    • Учет добавочного капитала

      Проводки по кредиту счета 83 Д01 К83 – отражена сумма дооценки, полученной в результате переоценки…

    • Отчет в ФФОМС

      Расчет и уплата страховых взносовФЗ под номером 212, регламентирующий порядок расчета и уплаты взносов во…

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Недостачи в кассе

    Что делать, если выявлена недостача в кассе – действия работодателя, возмещения денежных средств кассиром. Недостача в кассе.

    Как отразить в учете выявленные при инвентаризации недостачи

    Содержание

    Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

    8 ноября 2018 Учет

    Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

    Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе.

    Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

    >> Cамоучитель-книга «Бухучет с Нуля» <<

    Уникальная, авторская книга. Без сухих фраз и непонятных определений! Поймет даже начинающий бухгалтер!

    60 уроков по бухучету, 60 задач с ответами, пример ведения бухучета

    Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

    Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

    Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

    Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

    Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

    По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

    Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

    Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

    Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

    • Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
    • У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
    • Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
    • Сменился материально-ответственный субъект.

    Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

    Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

    Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

    Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

    Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

    Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

    Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

    При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

    Что делать, если при инвентаризации выявлены излишки?

    Какие документы нужно оформить?

    По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

    При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

    Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

    Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

    Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

    Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

    Скачать образец объяснительной записки от кассира –word.

    Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

    Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

    Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

    Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

    • Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
    • Ведомость проведенной сверки (сличения).
    • Ведомость учета итогов проверки.
    • Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
    • Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
    • Судебный вердикт (если имеется).
    • Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

    Образец акта об отсутствии денежных средств

    Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

    • Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
    • Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
    • В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
    • Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

    Скачать образец акта о недостаче денег в кассе –excel.

    Обязан ли кассир возмещать?

    Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

    Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

    Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

    Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.

    Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).

    Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

    К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

    Бухучет и проводки

    Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

    Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

    Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

    Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

    Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

    Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
    Компенсация ущерба виновником 70 73/2

    Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
    Недостача списывается как безвозвратный ущерб 91/2 94

    Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Недостача списывается без установления виновника 91/2 94

    Выводы

    Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

    Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

    Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

    >> Cамоучитель-книга «Бухучет с Нуля» <<

    Уникальная, авторская книга. Без сухих фраз и непонятных определений! Поймет даже начинающий бухгалтер!

    60 уроков по бухучету, 60 задач с ответами, пример ведения бухучета

    В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос Подскажите, куда в бух. балансе ставится сумма недостачи, выявленная при инвентаризации на складе? Спасибо заданный автором Европеоидный лучший ответ это Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:
    Дебет 94 Кредит 10 (41, 50) — выявлена недостача
    Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:
    Дебет 02 Кредит 01 — списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;
    Дебет 94 Кредит 01 — отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости) .
    Пример. Перед составлением годового отчета ООО «Зубр» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:
    — отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 29000 руб. и с начисленной амортизацией в сумме 26000 руб. ;
    — недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб. ;
    — недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.
    Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях. В рабочем плане счетов ООО «Зубр» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств». В результате бухгалтер ООО «Зубр» выявленные недостачи должен отразить так:
    Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 — 29000 руб. — списана первоначальная стоимость основного средства;
    Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» — 26000 руб. — списана сумма начисленной амортизации;
    Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» — 3000 руб. — отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
    Дебет 94 Кредит 41 — 12 360 руб. — отражена недостача товаров;
    Дебет 94 Кредит 50-1 — 73 руб. — отражена недостача наличных денег в кассе организации.
    Далее отметим, что недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость. Списание таких недостач отражайте по Кредиту счета 94:
    Дебет 20 (44) Кредит 94 — отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
    Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по Дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» :
    Дебет 73-2 Кредит 94 — недостача сверх норм естественной убыли отнесена на счет виновного лица.
    Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:
    Дебет 91-2 Кредит 94 — недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.
    Вернемся к предыдущему примеру. Так по итогам инвентаризации были приняты следующие решения:
    — пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела) ;
    — кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром ООО «Зубр» заключен договор о полной материальной ответственности) .
    При этом бухгалтер ООО «Зубр» должен сделать проводки:
    Дебет 91-2 Кредит 94 — 3000 руб. — отражен убыток от списания основного средства;
    Дебет 44 Кредит 94 — 12 360 руб. — недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;
    Дебет 73-2 Кредит 94 — 73 руб. — сумма недостачи списана на виновное лицо;
    Дебет 50 Кредит 73-2 — 73 руб. — сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.
    Также подчеркнем, что при приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.
    Сумму недостачи в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, отнесите на те же счета, на которых вы учитываете поступившие товарно-материальные ценности. Сумму недостачи сверх предусмотренной договором величины отразите по Дебету счета 76, субсчет

    Виды ответственности за недостачу

    1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
    2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

    3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
    4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
    5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
      • кража – тайное присвоение чужого;
      • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
      • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
      • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

    Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

    Вид правонарушения Санкция Срок, сумма
    1. Кража Штраф До 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
    Обязательные работы До 180 часов
    Исправительные работы От полугода до года
    Ограничение свободы До 2 лет
    Арест От 2 до 4 месяцев
    Лишение свободы До 2 лет
    2. Мошенничество Штраф До 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
    Обязательные работы До 180 часов
    Исправительные работы От 6 месяцев до года
    Ограничение свободы До 2 лет
    Арест От 2 до 4 месяцев
    Лишение свободы До 2 лет
    3 Растрата, присвоение Штраф До 120 000 руб. или в размере годичного дохода
    Обязательные работы До 120 часов
    Исправительные работы До полугода
    Ограничение свободы До 2 лет
    Лишение свободы До 2 лет

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

    Как провести недостачу по бухгалтерии

    При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

    В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

    1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
      • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
    2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
      • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
    3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
      • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
      • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.
    Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при.

    Недостача по кассе проводки

    Вопрос 

    В розничном магазине продавец вместо 5 000 руб. принял у покупателя 500 руб. и еще дал сдачу. Как в бухгалтерском учете отразить данную операцию? Какие документы должны быть в бухгалтерии?

    Ответ 

    В бухгалтерии должно быть объяснение кассира.

    В случае добровольно внесения кассиром средств в кассу надо оформить приходный кассовый ордер. В случае удержания из зарплаты кассира должен быть приказ руководителя и согласие работника на удержание.

    Поскольку кассир является виновным лицом, то в случае отказа возместить ущерб сумма недостачи не будет признана расходом в налоговом учете, но может быть признана в бухгалтерском.

    Обоснование 

    Реализацию данного товара в розницу организация отразит в обычном порядке.

    Признана выручка от продажи товаров

    62-т

    90-1

    Накладная

    Поступила в кассу оплата за товары

    50

    62-т

    Кассовый чек

     

    Отражен НДС со стоимости реализованных товаров

    90-3

    68

    Кассовый чек,

    Бухгалтерская справка

    Списана себестоимость проданных товаров

    90-2

    41

    Бухгалтерская справка

    Выявленная в конце смены недостача отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

    Сумма недостачи денежных средств, взыскиваемая с виновного работника (кассира), отражается по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (пп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Инструкция по применению Плана счетов).

    Если кассир внесет деньги добровольно, на внесенную сумму следует сделать проводку по дебету 50 кредиту 73, субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

    Если кассир даст согласие на удержание недостачи из заработной платы, на суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 73, субсчет 73-2 (Инструкция по применению Плана счетов).

    Что касается суммы денежных средств, которую кассир не вернет, то эта сумма признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

    В налоговом учете данный расход не признается.

    Содержание операций

    Дебет

    Кредит

    Первичный документ

    Отражена недостача денежных средств, выявленная в конце смены

    94

    50

    Объяснения кассира

    Отражена сумма недостачи денежных средств, подлежащая взысканию с виновного работника организации

    73-2

    94

    Приказ руководителя организации

    Внесение кассиром денег в кассу

    50

    73-2

    Объяснения кассира, Приходный кассовый ордер

    Удержание суммы материального ущерба из заработной платы кассира

    70

    73-2

    Расчетно-платежная ведомость

    Сумма недостачи денежных средств, не возвращенная кассиром, признана в составе прочих расходов

    91-2

    94

    Приказ руководителя организации,

    Бухгалтерская справка

    Отражено ПНО

    (сумма x 20%)

    99

    68

    Бухгалтерская справка-расчет

     

    На вопрос отвечала:

    О.И. Прохорова,

    консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

    Посетите образовательное мероприятие по этой теме:

    для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в.