Дела можно хранить как в сейфах, так и в дело сотрудника после увольнения, персональных данных работников в архив, где срок хранения личных.

Срок хранения персональных данных

Какие сроки хранения персональных данных слушателей Учебного центра, а какие сроки для руководящего и преподавательского состава? Как оформлять согласие на обработку персональных данных?

Вопрос: В личных делах слушателей Учебного центра хранятся документы, содержащие персональные данные. Какие сроки хранения персональных данных слушателей? Какие сроки хранения персональных данных руководящего и преподавательского состава? Следует подписывать отдельное согласие на обработку персональных данных при условии наличия данного пункта в трудовом договоре для сотрудников и в анкете для слушателей?

Ответ:  По вопросу срока хранения персональных данных слушателей.

В общем случае персональные данные хранятся с момента их получения до момента, когда цель обработки персональных данных достигнута, после чего не позднее 30-ти дней персональные данные уничтожаются в связи с достижением цели обработки таких (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Максимальный срок хранения документов зависит от того, какой срок будет прописан в согласии на обработку персональных данных. Обычно хранить документы можно до момента, когда цель обработки персональных данных будет достигнута, либо до отзыва кандидатом (соискателем) своего согласия.

На практике организации включают в согласие пункт, где обговаривается срок хранения документов, например: «Согласие вступает в силу со дня его подписания и действует до минования надобности…».

По вопросу срока хранения персональных данных руководящего и преподавательского состава.

Срок хранения кадровых и других документов сотрудников учебного заведения, содержащих персональные данные различаются в зависимости от вида документа. 

По вопросу подписания отдельного согласия на обработку персональных данных.

Наиболее правильным будет получить отдельное согласие на обработку персональных данных, поскольку при включении согласия на обработку персональных данных в договор или анкету одной формулировкой обойтись не получится. Связано это с тем, что сведения, на основании которых можно установить личность человека, подлежат обработке (сбору, записи, хранению) только при наличии его согласия в письменной форме (ст. 11 Закона № 152- ФЗ). Данное согласие может быть включено в договор, так как согласно ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.». При этом согласие на обработку персональных данных считается оформленным, если оно включает в себя информацию, предусмотренную ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ, в том числе, перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие (п. 7 ч. 4 ст.9 Закона № 152-ФЗ). Таким образом, оно должно включать в себя следующую информацию:

фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Материалы Системы Главбух по вашему вопросу:

https://www.1gl.ru/#/document/99/901990046/XA00MDO2NS/

https://www.1gl.ru/#/document/117/45538/

https://www.1gl.ru/#/document/11/19676/

https://www.1gl.ru/#/document/189/671271/

Обоснование

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Статья 8. Общедоступные источники персональных данных

1. В целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

2. Сведения о субъекте персональных данных должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

3. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона, возлагается на оператора.

4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

Роскомнадзор разъяснил, как обрабатывать персданные сотрудников без нарушений

В 2017 году повысили санкции за неправильную работу с персональными данными и установили новые составы правонарушений. Уже можно сделать выводы, за какие нарушения чаще всего привлекает работодателей к ответственности Роскомнадзор?

– Да, верно, уже год максимальная сумма штрафа составляет 75 000 руб. (ст. 13.11 КоАП)1. Ее могут назначить за обработку персональных данных без письменного согласия либо за ошибки в самом письменном согласии. Кроме того, Роскомнадзор получил право составлять протоколы об административных правонарушениях. С момента вступления в силу указанной нормы мы составили 112 протоколов. Наибольшее количество нарушений в том, что работодатели обрабатывают персональные данные в не предусмотренных законом случаях либо несовместимые с целями их сбора. Часто работодатели собирают сведения о родственниках сотрудников в большем объеме, чем устанавливает закон. Другое распространенное нарушение – это отсутствие согласия на обработку персональных данных сотрудников и соискателей.

Не могу не задать вопрос, который волнует сейчас всех кадровиков: можно ли хранить копии паспортов, дипломов сотрудника в личном деле с его письменного согласия? Роструд считает, что если сотрудник подписал согласие на обработку персональных данных, работодатель имеет право хранить копии его документов в личном деле. В то же время есть случаи, когда Роскомнадзор выдавал за это предписания.

– Если сотрудник дал письменное согласие, работодатель может обрабатывать его персональные данные: собирать, хранить копии документов, которые он предъявил при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности. Это не противоречит закону. Поэтому в случаях, допустимых трудовым и социальным законодательством, разрешено хранить в личных делах копии паспортов сотрудников, СНИЛС и ИНН.

Нужно ли сразу при приеме на работу брать у сотрудника его письменное согласие на обработку персональных данных? Ведь для исполнения трудового договора оно не требуется, но все работодатели такое согласие для подстраховки получают. Что в него включить, чтобы оно было полезным документом?

– Получить письменное согласие работника нужно, если организация будет передавать его персональные данные третьим лицам. В содержание документа необходимо включить перечень персональных данных, которые сотрудник передает на обработку, цель обработки, срок, в течение которого действует согласие работника, а также способ его отзыва и др. (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее – Закон № 152-ФЗ).

Можно ли составить единое согласие на обработку персональных данных и включить в него пункты на все случаи жизни?

– Не советую. Получайте согласие на обработку персональных данных только на цели, которые действуют в момент их сбора. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки, а последующая деятельность должна соответствовать первоначальным целям их сбора.

Обратите внимание, что в согласии на обработку персональных данных можно указать только одну цель. Например, если работодатель планирует передавать персональные данные сотрудника третьей стороне в различных целях, то на каждую цель нужно составить отдельный документ.

На этапе собеседования многие компании просят соискателя заполнить анкету. В кредитных организациях, например, эти анкеты отправляют на проверку в службу безопасности. Нужно ли подписывать с кандидатом согласие на обработку перс- данных? Можно ли включать этот пункт в саму анкету?

– Закон не предусматривает сбор персональных данных на этапе собеседования. Поэтому единственное правовое основание – это согласие соискателя. Оно должно содержать информацию о цели, порядке и условиях обработки персональных данных. Если работодатель планирует передавать сведения для проверки в службу безопасности, он обязан указать это отдельным пунктом. Потенциальный работодатель может оформить согласие в любой форме или включить его отдельным пунктом в анкету. Ислючения составляют случаи, когда необходима письменная форма согласия, например, сведения о состоянии здоровья.

При найме персонала компании часто просят соискателей указывать контакты рекомендателей, например руководителей с бывшего места работы. Является ли получение контактов третьих лиц в этом случае нарушением закона о персональных данных?

– В Законе о персональных данных есть исключения, при которых согласие на обработку персональных данных подписывать не нужно. Например, при исполнении полномочий и обязанностей, предусмотренных законодательством, а также при исполнении договора, сторона которого субъект (ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Поэтому работодатель может обрабатывать персональные данные рекомендателей только с их согласия.

На одной из конференций Вы говорили, что данные уволенных работников нужно удалить из информационных систем через пять лет. Как хранить данные уволенных работников в этих системах, если в настоящее время нет закона об электронном архиве?

– Когда цель обработки персональных данных достигнута, их необходимо уничтожить в течение 30 дней (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Для компаний, которые обрабатывают персональные данные с помощью информационных систем, также существуют ограничения. Их устанавливают налоговое законодательство, о бухгалтерском учете, о социальном страховании и пенсионном обеспечении. В общем случае допустимо хранить персональные данные в кадровой системе пять лет с момента увольнения сотрудника.

Производственный календарь 2020 перенос праздников

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Что входит в понятие «персональные данные»?

Формы документов: Срок хранения персональных данных Персональные данные работников Срок Федеральный закон от N ФЗ.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! — Елена А. Пономарева

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет «обработку персональных данных»1, обеспечить безопасность этой информации. Чтобы не попасть впросак, когда к вам пожалует проверка из Роскомнадзора, следуйте советам автора статьи – и все будет в порядке.

Определяемся с понятиями

Российское законодательство вот уже более 3 лет стоит на страже неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, а также следит за обеспечением защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных. Для этого законодатели приняли ряд нормативных актов, обязывающих обеспечить безопасность персональных данных, с которыми взаимодействуют различные органы власти, юридические и физические лица. Наиболее важными из этого ряда нормативных актов являются:

  • Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных),
  • Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее – Постановление № 781),
  • Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее – Постановление № 687).

Но каким образом это относится к кадровой службе? Что нового содержится в данных постановлениях и Законе, чего нет в главе 14 ТК РФ? Эти документы в первую очередь определяют порядок работы с персональными данными, они расширяют и уточняют нормы права, приведенные в ТК РФ. Во-вторых, они определяют мероприятия по обеспечению безопасности работы с персональными данными.

Давайте разберемся подробнее. Ключевыми понятиями, от которых стоит отталкиваться при определении объема работ при использовании персональных данных работников, является само понятие «персональные данные» и понятие «обработка персональных данных».

Согласно ТК РФ под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Закон «О персональных данных» расширяет и уточняет понятие. Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Таким образом, каждый работодатель, заключая трудовой договор, получает информацию, относящуюся к персональным данным. Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • паспорте;
  • военном билете (у военнообязанных);
  • свидетельстве о присвоении ИНН;
  • страховом пенсионном свидетельстве;
  • документах об образовании (в том числе и дополнительного образования, если работник предоставляет их при приеме на работу или это требуется при выполнении определенных трудовых функциях);
  • в водительском удостоверении и документах на машину, если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника;
  • медицинской справке о прохождении медицинского осмотра (медицинской книжке), если это требуется в связи с выполнением трудовой функции работника.

Использование предприятием в своей деятельности вышеуказанных данных трактуется законодательством как «обработка персональных данных». В это понятие входят следующие действия: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, обезличивание, блокирование, уничтожение, использование, распространение и передача. Все эти операции в том или ином объеме выполняются в любой организации и на любом предприятии.

Особое внимание необходимо уделить понятию передача персональных данных, так как на работодателя в связи с ним накладывается ряд ограничений2. Так, собственник не имеет права:

  • сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также других случаев, предусмотренных законодательством РФ;
  • сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
  • запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Кроме этого, работодатель должен соблюдать следующие требования:

  • предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что такие данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от указанных лиц подтверждения, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ;
  • разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам, причем они должны получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • передавать персональные данные представителям работников в порядке, установленном законодательством РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Необходимые документы

Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки персональных данных3. Согласно ч. 1 ст. 6 Закона «О персональных данных» обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных. Исключения приведены в ч. 2 ст. 6 Закона «О персональных данных». Так, разрешение не требуется, если «обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора». Казалось бы, ТК РФ, являясь федеральным законом, должен соответствовать данному исключению. Однако в Кодексе оговаривается некоторое множество целей обработки персональных данных и дается указание на то, что работодатель сам должен определить объем, содержание и цели обработки данных. Если этот объем превышает объем, приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю целесообразно получить разрешение от работника на использование своих данных, то есть перед заключением трудового договора работник должен написать заявление о своем согласии на обработку персональных данных (см. Пример 1). В этом заявлении должны быть указаны следующие сведения:

  1. Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  2. наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
  3. цель обработки персональных данных;
  4. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
  5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  6. срок, в течение которого действует согласие;
  7. порядок отзыва заявления.

Остановимся подробнее на целях обработки персональных данных. В заявлении работнику стоит перечислить все возможные варианты использования его персональных данных. Например, если фамилия работника будет указана в его электронном адресе и у работника будут визитные карточки, то на данные действия необходимо получить его согласие.

Отдельно необходимо определить с работником сроки использования персональных данных после его увольнения. Так как документы сотрудника хранятся в организации в течение 75 лет, цели и характер использования этих данных, а также разрешение на их использование необходимо получить у него заблаговременно.

При этом работник может отказаться написать подобное заявление. Это его право, но целесообразно зафиксировать где-то, что он предупрежден о последствиях отказа4. Конечно, это бывает крайне редко, возможны варианты частичного отказа от использования персональных данных. Для того чтобы работники не отказывались от написания подобных заявлений, необходимо перед такой процедурой ознакомить его под роспись с Положением о персональных данных, которое обязательно должно быть на каждом предприятии (см. Пример 2). В данном документе необходимо отразить перечень персональных данных, предоставляемых работниками, на каких носителях и в каких местах они будут храниться, а также указать перечень мер, необходимых для обеспечения безопасности условий хранения, порядок их принятия, и список должностей, ответственных за реализацию указанных мер.

Помимо положения о персональных данных работодатель должен издать два приказа:

  • о назначении ответственных за обработку персональных данных (см. Пример 3);
  • о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных (см. Пример 4).

Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор (см. Пример 5). В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.

Требования к работе на различных носителях

В деятельности юридических лиц образуются бумажные (материальные) носители персональных данных и электронные носители персональных данных (информационные системы и базы данных). К работе и хранению информации на материальных и электронных носителях предъявляются разные требования. Остановимся на них подробнее.

Примеры бумажных носителей персональных данных:

  • трудовая книжка;
  • журналы учета трудовых книжек;
  • журнал учета командировок;
  • материалы по учету рабочего времени;
  • личная карточка Т-2;
  • журналы сверки по военнообязанным;
  • входящая и исходящая корреспонденция военкомата, страховой компании, службы судебных приставов;
  • приказы по личному составу.

Закон «О персональных данных» требует от работодателя раздельного хранения персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. При этом в отношении каждой категории должно быть возможно определить места хранения персональных данных (материальных носителей).

Электронные носители персональных данных – базы данных, содержащие персональные данные работников организации. Данные, хранящиеся на электронных носителях, обрабатываются и передаются техническими средствами. Постановление № 781 дает исчерпывающее определение технических средств. Это средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы и сети, средства и системы передачи, приема и обработки персональных данных (средства и системы звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных и т.п.), средства защиты информации, применяемые в информационных системах.

Безопасность персональных данных на электронных носителях достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий. Для обеспечения этой безопасности работодатель должен принять ряд организационных мер.

Во-первых, информационную систему необходимо классифицировать в зависимости от объема обрабатываемых ими персональных данных и угроз безопасности жизненно важным интересам личности, общества и государства. Решение о присвоении того или иного класса системы определяет специальная организация, имеющая лицензию на данные работы. В зависимости от присвоенного класса работодатель определяет мероприятия по защите используемых персональных данных.

Во-вторых, работодатель должен обеспечить режим безопасности и охрану помещений, в которых ведется работа с персональными данными, а также обеспечивать сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации таким образом, чтобы исключать возможность неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях посторонних лиц.

В-третьих, обеспечить в информационной системе следующие возможности:

  • а) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
  • б) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
  • в) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;
  • г) возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
  • д) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности персональных данных.

Подведение итогов

Итак, в организации для работы с персональными данными должны быть следующие документы:

  1. Положение о персональных данных.
  2. Приказ о назначении ответственных за работу с персональными данными.
  3. Приказ о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.
  4. Заявления работников на обработку персональных данных.
  5. Договоры (допсоглашения) с работниками об обработке персональных данных.

В декабре прошлого года на заседании Госдумы принят в третьем чтении законопроект № 284213-5 «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». Из закона исключены требования об использовании криптографических средств защиты персональных данных. В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О персональных данных» информационные системы персональных данных, созданные до дня вступления в силу данного закона, должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства не позднее 1 января 2010 года. Законопроектом же предлагается продлить этот срок до 1 января 2011 года.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Принуждение к Обработке Персональных Данных! Обезличивание/Блокирование/Уничтожение/Изменение РАБов!

в случае, если после увольнения он получил от бывшего работника. «В отдельных случаях обработка персональных данных.

Работник отзывает согласие по обработке персональных данных: можно ли его уволить?

Положение
о защите персональных данных работников
казенного учреждения
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
«Центр социальных выплат»

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, трудовым законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими отношения, связанные с обработкой персональных данных граждан с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

1.2. Положение является локальным нормативным актом казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Центр социальных выплат» (далее — Учреждение), обязательным для выполнения всеми работниками, состоящими с Учреждением в трудовых отношениях.

1.3. Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования сведений, содержащих персональные данные работников Учреждения.

1.4. Цель Положения — обеспечение защиты прав и свобод работников при обработке их персональных данных.

1.5. Все работники должны быть ознакомлены с Положением.

1.6. Персональные данные всегда являются конфиденциальной информацией.

1.7. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока хранения.

1.8. Персональные данные работника обрабатываются с его согласия.

1.9. Обработка персональных данных в Учреждении выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Учреждении.

1.10. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками Учреждения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности работников Учреждения и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества.

1.11. Обработка персональных данных в Учреждении осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

1.12. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

— оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— субъекты персональных данных (работники) – физические лица, состоящие, а также готовящиеся в ступить в трудовые или иные гражданско-правовые отношения с Учреждением – оператором;

— учреждение-оператор — казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Центр социальных выплат»;

— работодатель – юридическое лицо (Учреждение), вступившее в трудовые отношения с работником;

— персональные данныеработника — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (ст.11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— обработка персональных данных работника — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных работников неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных работников определенному лицу или определенному кругу лиц (п. 6 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных работников (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных) (п. 7 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному работнику (п. 9 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств (п. 10 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения Учреждением или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия работника или наличия иного законного основания (ст.7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

— общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности (ст.8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

 

2. Состав персональных данных работников

 

2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

Учреждение определяет объем, содержание обрабатываемых персональных данных работника, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными нормативными актами.

Перечень персональных данных работника, обрабатываемых Учреждением:

  • фамилия, имя, отчество;
  • биографические данные;
  • гражданство;
  • паспортные данные;
  • адрес фактического проживания, регистрации;
  • сведения о составе семьи;
  • сведения об образовании;
  • сведения о трудовой деятельности и стаже;
  • сведения о воинском учете;
  • сведения о социальных льготах;
  • место работы или учебы членов семьи и родственников;
  • домашний телефон;
  • адрес электронной почты;
  • результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
  • ИНН;
  • номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • номер полиса обязательного медицинского страхования (для иногородних работников);
  • номер банковской карты, используемой Учреждением для перечисления заработной платы;
  • размер заработной платы и др. доходы, получаемые от работодателя;
  • занимаемая должность;
  • содержание трудового договора;
  • состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
  • основания к приказам по личному составу;
  • личное дело и трудовая книжка;
  • дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям, анкетированию;
  • отчеты, направляемые в органы статистики;
  • фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника.

2.2. Документы, содержащие персональные данные работников:

  • комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;
  • комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом на должность;
  • подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
  • личные дела и трудовые книжки;
  • дела, содержащие материалы аттестаций работников;
  • дела, содержащие материалы внутренних расследований;
  • справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);
  • подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Учреждения, руководителям структурных подразделений;
  • копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

2.3. Персональные данные работника являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы работодателем или любым иным лицом в личных целях или в целях, не связанных с исполнением работодателем и работником своих прав и обязанностей, как сторон действовавшего или действующего трудового договора.

2.4. Документы, содержащие персональные данные работников, создаются путем: копирования оригиналов; внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях); получения оригиналов необходимых документов.

3. Общие принципы и требования к обработке персональных данных работников

3.1. Обработка персональных данных осуществляется на основе принципов:

  • обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;
  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
  • при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
  • хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина, Работодатель и его представители при обработке персональных данных работников обязаны соблюдать следующие общие требования:

  1. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законодательства Российской Федерации в области персональных данных и иных нормативных правовых актов с учетом положений Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, оформления трудовых отношений, расчета и выдачи заработной платы или других доходов, налоговых и пенсионных отчислений, содействия работникам в трудоустройстве, обучении, повышении квалификации и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества работодателя.
  2. Все персональные данные работника Работодатель должен получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
  3. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными Федеральными законами.
  4. Учреждение-оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
  5. Учреждение-оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законодательством.
  6. Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении работника или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Учреждением — оператором за счет своих средств, в порядке, установленном Федеральным законодательством и другими нормативными документами.
  8. Работники или их представители должны быть ознакомлены под личную подпись с документами Учреждения-оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
  9. Обработку биометрических персональных данных производить в соответствии с требованиями к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных.
  10. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
  11. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

4. Получение и хранение персональных данных работника

4.1.Персональные данные работника Работодатель получает непосредственно от Работника.

4.2. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

4.3. Работник представляет Работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами. Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.

4.4. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.

4.4.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.

4.4.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

4.4.3. Автобиография — документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.

4.4.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

4.4.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.

4.4.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.

4.4.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.

4.4.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника.

4.4.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

4.4.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

4.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет Работодателя о таких изменениях в срок, не превышающий 14 календарных дней.

4.6. По мере необходимости Работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник предоставляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

4.7. Ведение личных дел возложено на специалиста по кадрам, ответственный за ведение личных дел – начальник организационно-правового отдела.

4.8. В обособленных подразделениях Учреждения (филиалы) ведение личных дел возложено на специалиста по кадрам (при наличии), юрисконсульта, ответственный за ведение личных дел – начальник филиала.

4.9. Персональные данные работников Учреждения хранятся на бумажных и электронных носителях.

4.10. Хранение персональных данных происходит в порядке, исключающим их утрату или неправомерное использование.

4.11. Персональные данные работника на бумажном носителе хранятся, как и другие конфиденциальные документы, в специально оборудованных и опечатываемых сейфах или металлических шкафах, отдельно от общих документов, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

4.12. Металлические шкафы (сейфы) должны быть постоянно закрыты и открываться только для выдачи, сбора м контроля сохранности документов.

4.13. Хранение и обработка персональных данных в электронном виде производится на автоматизированном рабочем месте, расположенном в отдельном сегменте сети (без доступа в интернет и в основной сегмент Учреждения) и аттестованном по правилам защиты информации согласно нормативным и руководящим документам Учреждения, Ростехнадзора, Федеральными законами, нормами и правилами.

4.13.Для организации хранения персональных данных в Учреждении специалисты по информационной работе и другие специалисты проводят мероприятия по определению круга информационных систем и совокупности обрабатываемых персональных данных, категорированию персональных данных и предварительной классификации информационных систем.

4.14. Доступ к электронным базам, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной сети и на уровне баз данных. Ответственный специалист по защите информации устанавливает пароли индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников. Ответственный специалист по защите информации меняет пароли не реже одного раза в два месяца.

4.15. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных вводится метод идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.

4.16. Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

4.17. Внутренний доступ к персональным данным работников в Учреждении осуществляется в соответствии со списком лиц, уполномоченных на получение и доступ к персональным данным, утвержденным приказом руководителя Учреждения. Иные права и обязанности работников Учреждения, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных работников, определяются также должностными инструкциями.

4.18. Право внутреннего доступа к персональным данным работников Учреждения имеют:

  • директор Учреждения;
  • начальник филиала (доступ к личным данным только работников своего обособленного подразделения);
  • работник, чьи персональные данные подлежат обработке;
  • работники, уполномоченные в соответствии с приказом на получение и доступ к персональным данным работников.

4.19. В целях обеспечения надлежащего выполнения трудовых обязанностей доступ к персональным данным работника может быть предоставлен на основании приказа руководителя Учреждения иному работнику, должность которого не включена в список лиц, уполномоченных на получение и доступ к персональным данным.

4.20. Доступ к персональным данным работников без специального разрешения может быть предоставлен работникам, занимающим в Учреждении должности заместителя руководителя, главного бухгалтера; работники отдела кадров.

4.21. Работники, осуществляющие обработку персональных данных, должны быть уведомлены в письменной форме о своей обязанности не разглашать персональные данные работников, к которым они получили доступ.

5. Обработка персональных данных работника

 

5.1. Обработка персональных данных работников работодателем возможна только с их письменного согласия. Исключения составляют случаи, предусмотренные законодательством РФ (в частности, согласие не требуется при наличии оснований, перечисленных в п. п. 2 — 11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

5.2. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 № 152-ФЗ, от 06.04.2011   № 63-ФЗ электронной подписью.

5.3.  Письменное согласие работника на обработку своих персональных может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и должно включать в себя, в частности, сведения, указанные в п. п. 1 — 9 ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, т.е. содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.

5.4. Согласие на обработку персональных данных не требуется и в тех случаях:

  • если объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством;
  • это предусмотрено коллективным договором, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в установленном ст. 372 ТК РФ порядке;
  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе для опубликования и размещения персональных данных работников в Интернете;
  • обработка специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ в рамках трудового законодательства;
  • обработка персональных данных специальных категорий проводится органами прокуратуры при условии, что такие данные были получены в установленных законодательством РФ случаях (п. 7.1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных);
  • при мотивированных запросах от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.

В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, работодатель обязан получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.

  • передачи работодателем персональных данных работников в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
  • передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях:
  • договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  • наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;
  • соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ).
  • когда проводится обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном личной карточкой (форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), а также при получении алиментов, оформлении социальных выплат, допуска к государственной тайне и др.;
  • обработка персональных данных связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей, в том числе при его командировании;
  • при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса РФ;
  • персональные данные работника передаются третьим лицам в случаях, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);
  • обработка персональных данных осуществляется в отношении уволенных работников, например, в рамках бухгалтерского и налогового учета.

5.5. Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.

При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, то данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.

В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. В соответствии со ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.

5.6. Обработка персональных данных лиц, включенных в кадровый резерв, может осуществляться только с их согласия, за исключением случаев нахождения в кадровом резерве действующих сотрудников, в трудовом договоре которых определены соответствующие положения.

Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет.

Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.

5.7. В соответствии с ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ:

-обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации.

При привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ, в том числе, получить согласие работников на передачу их персональных данных.

 

6. Передача персональных данных работника

  • При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:
  • не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
  • не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
  • предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
  • разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
  • передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

 

7. Права работника

 

7.1. Работник Учреждения имеет право:

  • Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
  • Требовать от Работодателя исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
  • Получать от Работодателя сведения о наименовании и месте нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона.
  • Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
  • Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

 

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных

 

8.1. Лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

8.2. Моральный вред, причиненный работнику вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, а также несоблюдения требований к защите персональных данных, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ, подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных работником убытков.


Файлы:

Дела можно хранить как в сейфах, так и в дело сотрудника после увольнения, персональных данных работников в архив, где срок хранения личных.