Образец РСВ для передачи сотруднику при увольнении. С 2017 года действует новый порядок выдачи работникам.

Содержание

Справка об отчислениях в Пенсионный фонд: форма

Теперь работодатель должен выдать новый пакет документов увольняющимся сотрудникам.

Некоторые документы нужно подготовить в обязательном порядке, другие — после письменного запроса работника:

Обязательные документы

По запросу работника

Трудовая книжка или форма СТД-Р

Справка 2-НДФЛ

Документы о стаже: 

  • Выписка из раздела 3 РСВ
  • Выписка из СЗВ-СТАЖ 
  • Выписка из СЗВ-М

Справка о среднем заработке 

Справка о заработке за 2 года

Документы, связанные с трудовой деятельностью работника – о приеме, переводах, премировании, увольнении

Какие документы оформить при увольнении сотрудника по собственному желанию

Если сотрудник не успел решить, в каком виде вести его трудовую книжку, или же уже написал заявление, чтобы работодатель вел ее на бумаге, при увольнении выдайте оба документа — и трудовую, и справку по форме СТД-Р. Если сотрудник уже успел отказаться от бумажной трудовой и получил ее на руки, при увольнении выдавайте только справку по форме СТД-Р. Справку о среднем заработке выдайте работнику по заявлению, если он планирует встать на учет в службу занятости.

Источник:Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Увольнение по собственному желанию. Что нужно знать работнику?

Подобную информацию нужно включать в РСВ до окончания года увольнения. При завершении трудовых взаимоотношений работнику.

Образец выписки с рсв при увольнении

При увольнении работника работодатель обязан выдать значительный перечень документов, в состав которых входит выписка по страховым взносам. Обязанность по представлению в ПФР сведений о работниках, стаже и других данных, необходимых для назначения пенсии установлена в ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В п. 4 ст. 11 Закона предусмотрена выдача сведений работнику при его увольнении.

Порядок выдачи выписки

Работодатель предоставляет увольняемому работнику СЗВ-М и СЗВ-Стаж. Отрезок времени, указанный в выписках, составляет:

  • По СЗВ-М месяц, в котором произведено увольнение. По запросу работника выписка охватывает более ранние периоды. В связи с началом формирования документа с 2016 года работодатель может предоставить данные только с указанного срока.
  • По СЗВ-Стаж период с начала года увольнения. Работники, принятые в течение года, получают выписку с даты трудоустройства. Данные предоставляются с 2017 года.

Документы предоставляются одновременно с расчетом в день увольнения или прекращения действия договора ГПХ. При обращении работника за выписками после увольнения для подготовки форм бухгалтерам предоставляется 5 дней с момента обращения.

Назначение документов – предоставление работникам личной информации, позволяющей определить состояние пенсионных накоплений. Дополнительно информация застрахованных лиц отражается в личных кабинетах ПФР, позволяющая получать данные о стаже, баллах, отчислениях работодателей. Несмотря на официальное оформление выписок документы не используют для предоставления в ПФР. Расчеты и накопления лиц ПФР определяет по отчетности работодателей (Читайте также статью ⇒ Расчетный период по страховым взносам в 2020 году).

Составление выписок по страховым взносам

При выдаче документов работнику необходимо сохранить конфиденциальность личных данных, доступ к которым могут иметь органы контроля, обрабатывающие данные, работодатель и сам работник. Предоставление данных должно соответствовать условиям:

  • Форма СЗВ-М с данными по всем работникам предприятия не предоставляется. Лицо при увольнении получает выписку со сведениями, касающимися только самого работника. При увольнении нескольких работников одновременно документ формируется по каждому лицу отдельно.
  • Форма СЗВ-Стаж принята с 2017 года, что позволяет включать информацию о данных работника только с указанного периода. О выдаче сведений по более ранним периодам работодатель принимает решение самостоятельно либо предоставляет данные из РСВ-1. Законодательство не дает пояснений по данному вопросу.

При выдаче выписки работодатель не должен представлять досрочно отчеты по формам. Сведения выписок касаются увольняемого работника и не могут быть изменены к дате представления отчетности.

Выписки должны быть оформлены должным образом. Документ должен иметь название в подтверждение того, что выписка является частью отчетной формы. Данные заверяются ответственным лицом с расшифровкой должности, оригинальной подписью и печатью организации. При отказе предприятия от использования печати в официальных документах производится соответствующая запись.

Подтверждение факта выдачи документа

Работодатель, во избежание вопросов органов контроля, должен иметь документальное доказательство факта выдачи выписки об исчисленных и перечисленных взносах. В подтверждение выдачи используется любой из доступных вариантов:

  • Составление выписки в 2 экземплярах. О получении документа на экземпляре работодателя получатель ставит соответствующую отметку.
  • Ведение журнала учета выдаваемых работнику при увольнении документов. В журнале предусматривается графа с подписью работников, подтверждающей получение.
  • Прием расписок от увольняемого работника с указанием документов, полученных лицом от работодателя.

Получить документы при увольнении имеет право либо сам работник, либо лицо с нотариально составленной доверенностью. Иные лица не имеют право на доступ личной информации и получение документов при увольнении, включая выписку по страховым взносам.

Распространенные ошибки при выдаче выписок

Работодатель может допустить общие ошибки организационного характера при предоставлении выписки по страховым взносам.

Неверная позиция работодателя Пояснение
Работодатель требует составлять письменное обращение к работодателю для получения выписок по страховым взносам Выдача документов при увольнении работника является обязанностью работодателя и не требует отдельного обращения. Если работник повторно запрашивает документы после увольнения в связи с их утратой, подача письменного заявления обязательна
Отказ работодателя от высылки выписок по страховым взносам по почте

Если работник не имеет возможности получить документы при увольнении лично он может обратиться к работодателю с просьбой об их высылке почтой. Пакет справок и иных форм отправляются заказным письмом с описью, объявленной ценностью и уведомлением о вручении

Наложение санкций при нарушении работодателем норм законодательства об обязанности по выдаче выписок по страховым взносам конкретно не прописано в законодательстве. В ряде случаев отказ от предоставления положенных документов работнику может рассматриваться как нарушение трудового прав, что влечет наложение административного наказания в соответствии со ст. 5.27 КоАП (Читайте также статью ⇒ Задолженность по страховым взносам: как узнать, списать в 2020).

Выписка СЗВ-М (образец заполнения)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: УВОЛЬНЕНИЕ! ДОКУМЕНТЫ В ДЕНЬ УВОЛЬНЕНИЯ! ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. ТРУДОВАЯ КНИЖКА. РАСЧЕТ. ЮРИСТ. АДВОКАТ.

Подскажите правильно ли в РСВ-1 в разделе 2.1. Как правильно отразить в РСВ-1 компенсацию за неиспользуемый отпуск при увольнении. вне зависимости от того, связана ли она с увольнением работника, облагается.

Справки при увольнении работника: какие выдаются

При увольнении работодатель должен оформить для работника целый пакет документов. Он включает обязательные и дополнительные документы. С 2020 года список обязательных форм увеличился. Читайте, какие документы при увольнении выдавать в 2020 году. Скачайте все необходимые бланки и образцы.

Давно прошли те времена, когда для увольнения было достаточно оформить приказ, сделать расчет и выдать трудовую книжку. Сегодня расторжение трудового договора – это целая процедура, даже если происходит оно по обоюдному согласию. А список документов, которые должны выдаваться уволенному включает больше десяти наименований. Некоторые документы работодатель должен выдать обязательно, а некоторые – по заявлению работника. Расскажем, какие документы при увольнении составляются в 2020 году.

Какие документы оформить при увольнении в 2020 году

Для себя работодатель составляет приказ об увольнении. А для работника составляет целый пакет документов. Некоторые из них нужно выдать обязательно, а некоторые – по заявлению работника. Причем причина увольнения роли не играет. Даже если сотрудник увольняется по негативным основаниям, он имеет право на получение полного пакета. Все документы мы перечислили в таблице, а ниже расскажем, как их оформить.

Таблица. Документы при увольнении в 2020 году

Все документы выдавайте работнику под роспись в специально заведенном журнале. Или по письменной расписке. Главное, чтобы у вас осталось письменное свидетельство о том, что обязанность по выдаче документов вами выполнена.

Трудовая книжка при увольнении в 2020 году

До конца 2019 года бумажная трудовая книжка была главным документом при увольнении. В 2020 году она еще остается обязательной. А с 2021 года привычная бумажная трудовая книжка перейдет в список необязательных документов.

В 2020 году начался переход на ведение электронных трудовых книжек. У каждого работника руководитель должен спросить, какую форму книжки он выбирает. Возможны два варианта:

  1. Работник выбрал привычную трудовую – работодатель в 2020 году и далее должен вести и бумажную, и электронную трудовую книжку,
  2. Работник отказался от обычной трудовой – работодатель в 2020 году ведет обе книжки, а с 2021 года будет вести только цифровую трудовую.

При приеме на работу новеньким работникам руководитель должен задавать тот же вопрос. В 2020 году еще всем работникам делаются записи в привычной трудовой. А с 2021 года в привычной трудовой запись будет делаться тем, кто написал заявление на ее ведение. Если от обычной трудовой сотрудник отказался, то записи в ней делать не будут. Таким образом, привычная бумажная трудовая книжка станет необязательным документом при увольнении. Но до конца 2020 года записи об увольнении еще вносятся в прежнем порядке.

Оформляем бумажную трудовую

Запись об увольнении делайте в разделе «Сведения о работе» в таком порядке:

  • Укажите порядковый номер записи,
  • Впишите дату увольнения. Под число, месяц и год отведены отдельные графы,
  • Заполните сведения об увольнении. Приведите полную формулировку причины увольнения со ссылкой на законодательство. Пишите без сокращений, например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
  • В этой же графе должен расписаться руководитель, кадровик или другое лицо, которое оформило запись. Здесь же должен расписаться и работник в том, что он ознакомлен с записью,
  • В последней графе укажите название и реквизиты кадрового документа об увольнении. Обычно это приказ.

Оформляем электронную трудовую в 2020 году

В отличие от бумажной, электронная трудовая книжка для всех обязательна. Даже для тех, кто оставил себе привычную книжку. При увольнении работнику должны выдать цифровую трудовую, сформированную на данном месте работы. Это новая форма СТД-Р.

Эксперты журнала «Зарплата» подробно рассказали, как заполнять форму и привели образцы.

СТД-Р: образцы заполнения

Электронная трудовая включает пять разделов и заполняется в таком порядке:

Таблица. Заполнение электронной трудовой книжки

Раздел

Как заполнить

Сведения о работнике

Указать:

Полные ФИО,

Дату рождения,

Номер СНИЛС

Сведения о работодателе

Указать:

Номер в ПФР,

Название компании или ФИО коммерсанта,

ИНН и КПП

Сведения о заявлениях

Указать даты подачи заявлений о ведении обычной трудовой и о выдаче СТД-Р, если такие заявления подавались

Сведения о трудовой деятельности

Табличная часть полностью дублирует таблицу формы СЗВ-ТД и содержит сведения:

Порядковый номер кадрового события,

Дата события в формате ДД.ММ.ГГГГ,

Кодовое название: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и т.д.,

Трудовая функция,

Код выполняемой функции (в 2020 году не заполняется),

Причина увольнения со ссылкой на законодательство,

Наименование и реквизиты документов-оснований, например, приказов

Дата, подпись

Поставить подпись руководителя или уполномоченного лица с названием должности и указанием ФИО. Здесь же указать дату заполнения и поставить печать организации

Важно! Не путайте формы СТД-Р и СЗВ-ТД. Они содержат одинаковые сведения. Но первая предназначена для выдачи работнику, а вторая – для передачи в ПФР.

В электронной трудовой книжке СТД-Р перечисляются все кадровые мероприятия у данного работодателя, начиная с приема на работу до увольнения.

Расчетный листок при увольнении в 2020 году

Помимо документов, работодатель должен сделать окончательный расчет. И выдать сотруднику оставшиеся суммы. Начисления и удержания за последний месяц, компенсация за неиспользованный отпуск и прочие выплаты приводятся в расчетном листке. Это тоже обязательный документ при увольнении.

Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель может разработать и утвердить ее самостоятельно. Или воспользоваться формой, встроенной в учетную программу. Вот один из возможных примеров:

Персонифицированные сведения при увольнении в 2020 году

Работодатель обязан сделать выписки из отчетов в ПФР и ФНС для уходящего работника. Это обязательные документы, поэтому выдаются, даже если сам работник об этом не просил. В будущем эти документы понадобятся сотруднику для оформления пенсии. Все выписки формируйте только на увольняющегося работника. Остальных сотрудников в выписки не включайте. Выписки из документов персонифицированного учета делаются так:

Из какого отчета выписка

За какой период выдать

СЗВ-М

За месяц, в котором сотрудник уволился

РСВ

За квартал, в котором сотрудник уволился

СЗВ-СТАЖ

За год, в котором сотрудник уволился

СЗВ-М при увольнении

Выписку из СЗВ-М делайте за месяц, в котором работник уходит. Составляйте форму в обычном порядке, укажите:

  • Реквизиты работодателя,
  • Отчетный месяц – это месяц, в котором работник уволился,
  • Тип формы – исходная, код «исхд»,
  • В табличную часть внесите только уходящего сотрудника,
  • Поставьте подпись руководителя с расшифровкой и печатью организации.

Выписка из РСВ при увольнении

Выписку из третьего раздела РСВ делайте за квартал, в котором работник уходит. Составляйте форму в обычном порядке, укажите:

  • ИНН и КПП работодателя,
  • Код расчетного периода,
  • Текущий год и дату составления,
  • Личные данные физлица,
  • Суммы его доходов в текущем квартале с разбивкой по месяцам,
  • Суммы начисленных страховых взносов.

Третий раздел в РСВ не предусматривает специально выделенных полей для подписи руководителя и печати организации. Их можно поставить в свободном месте.

Выписка из СЗВ-СТАЖ при увольнении

Выписку из СЗВ-СТАЖ делайте за год, в котором работник уходит. Составляйте форму в обычном порядке, укажите:

  • Сведения о работодателе,
  • Текущий год,
  • Сведения о периодах работы.

В табличной части должен быть период с начала года до даты увольнения. Если сотрудник работал в компании не с начала года, то укажите период с приема на работу до увольнения. Весь период работы может разбиваться на строки, например, если сотрудник был на больничном.

Справка для пособий при увольнении в 2020 году

Еще один обязательный документ – справка о заработке за последние два года. Она утверждена Приказом Минтруда от 30.04.2013г. № 182н. Справка содержит сведения о работнике и работодателе, а еще данные о заработке за последние два года и периоды, когда сотрудник не работал. Например, был на больничном или в отпуске по уходу за ребенком.

Совет! выдайте справку по форме 182н в двух-трех экземплярах. Нет гарантии, что в течение ближайших двух лет уволенный проработает у одного работодателя. При смене работодателей оригинал справки понадобится каждому из них.

Необязательные документы при увольнении в 2020 году

Еще три документа работодатель обязан выдать, но уже не по умолчанию, а по заявлению работника. Причем затягивать с выдачей этих документов нельзя, крайний срок – день увольнения.

Справка 2-НДФЛ

С 2019 года справка утверждена в двух вариантах: для работника и для работодателя. Бланк приведен в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/[email protected] Форма для работников серьезных изменений не претерпела и представляет собой бланк со сведениями:

  • О работнике и работодателе,
  • Расшифровкой доходов,
  • Расшифровкой налоговых вычетов (при наличии),
  • Суммами налогооблагаемого дохода и налога: исчисленного, удержанного и перечисленного.

Справка для службы занятости

Форма справки рекомендована письмом Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5. В ней приводят расшифровку доходов за три месяца, предшествующие увольнению. Затем высчитывается средний заработок, исходя из которого работнику будут выдавать пособие по безработице.

Копия приказа об увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ увольняющийся вправе запросить копию приказа об увольнении. А работодатель не вправе отказать. Для выдачи сотруднику отдел кадров должен сделать копию приказа, подписанного руководителем. Копия заверяется в обычном порядке.

Немного сложнее, если одним приказом оформлено увольнение нескольких лиц. Тогда просто откопировать документ нельзя, чтобы не допустить раскрытия персональных данных остальных физлиц. В этом случае кадровику придется сделать выписку из приказа.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении в 2020 году

Если руководитель задерживает или совсем не выдает документы бывшему подчиненному, то ему грозит административная и материальная ответственность. Административный штраф предусмотрен ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. При первом нарушении трудового законодательства штрафы составят:

  • На руководителя – от 1 000 до 5 000 рублей,
  • На организацию – от 30 000 до 50 000 рублей.

Вторичное нарушение увеличит штрафы:

  • На руководителя – до 20 000 рублей,
  • На предприятие – до 70 000 рублей.

Если не вовремя выдана трудовая книжка, то штрафами дело не обойдется. Компании придется понести еще и материальную ответственность. Она предусмотрена ст. 234 ТК РФ.

Не всегда у работодателя есть возможность выдать документы в день увольнения. Например, в этот день работник отсутствовал и за документами так и не явился. Чтобы избежать штрафов, руководитель должен отправить на домашний адрес работника уведомление. В уведомлении сообщить, что работник должен получить свои документы.

Одного уведомления не достаточно. К нему необходимо прикрепить документы, подтверждающие доставку до уволенного. Например, если уведомление передано с курьером, то прикрепите расписку в получении. Если оно отправлено почтой, то прикрепите квитанцию и распечатку об отслеживании с сайта Почты России.

Здравствуйте. Подскажите,пожалуйста, при увольнении сотрудника должны выдать копии СЗВ-Стаж, СЗВ-М, раздела 3 РСВ. Как правильно При увольнении работнику в обязательном порядке должны выдаваться: 1) трудовая.